Umsteigen – Schritt für Schritt

Wissensmanagement lässt sich gut in kleinen Schritten installieren – ohne den Überblick zu verlieren. Das Ganze kann aber nie besser sein als seine Einzelteile. Es ist also wichtig, die Einzelteile gut zu organisieren und miteinander zu verzahnen. Nur so vermeiden Sie die Entstehung unbenutzbarer Reste und räumen Sie unzugängliche Nischen aus. Das ist quasi die Grundanforderung, die man ohne falsche Bescheidenheit formulieren sollte. Nur so kommen Sie weg von der teuren und ineffizienten Ad-hoc-Informationswirtschaft. Nur so machen Sie sich unabhängig von Dritten.

Ich unterstütze Sie bei der Implementierung entsprechender Verfahren und Prozesse – Schritt für Schritt!

Quellen und Komponenten

Panta rhei (gr. alles fließt), doch manche Quelle ist verstopft.

Wissen wird aus Informationen generiert. Informationen finden sich an vielen Orten und in vielen Formen. Generiertes und gespeichertes bzw. abgelegtes Wissen muss leicht zugänglich sein, denn so kann es über den Tag seiner Entstehung hinaus genutzt werden. Aspekte einer einmal gefundenen Problemlösung können immer wieder von Interesse sein, und manchmal kann sogar die gesamte Lösung ein weiteres Mal „passen“. Wenn man also die vielen Einzellösungen für die betriebliche Öffentlichkeit sichtbar und zugänglich macht, steigert das die Effizienz und dient dem Ziel einer Organisation / eines Unternehmens in nachhaltiger Weise. Damit ist schon ein wesentliches Merkmal von Wissensmanagement umrissen.

Es gilt, geeignete und robuste Verfahren zur Informationsbeschaffung, Informationsbewertung, Informationsverwaltung, Informationsspeicherung und zum Wiederauffinden von Informationen (Informationsretrieval) zu etablieren. Wissen muss zugänglich gemacht werden und dauerhaft zugänglich bleiben. Dabei sollten Informations- und Wissensquellen im eigenen Haus gleichwertig neben solche treten, die nicht unmittelbar zur Verfügung stehen.

Hier mal eine kleine Aufmunterung, denn nun soll es um Quellen / Bestände gehen, die Ihnen vertraut sind und die Sie ohne großen Aufwand zum Sprechen bringen können:

Ablage: Die Ablage (Registratur) sollte mehr sein als der Aufbewahrungsort für papierbasierte Akten und Vorgänge. Wenn für die Beschreibung von Akten / Vorgängen lediglich Aktenzeichen und Aktentitel verwendet werden, bleibt die Registratur quasi stumm, denn eine solche rein formale Beschreibung erbringt kaum einen Mehrwert für das Tagesgeschäft. Wenn man dazu übergeht, Akten / Vorgänge auch inhaltlich zumindest grob zu beschreiben und dies über die gesamte Phase der aktiven Nutzung solcher Unterlagen fortsetzt, ist schon viel gewonnen. Diese Informationen sollten allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einer Organisation / eines Unternehmens in einer Registraturdatenbank zugänglich sein, denn sie erleichtern das Alltagsgeschäft.

Altregistratur: Abgeschlossene Akten müssen in regelmäßigen Abständen aus der laufenden Ablage (Registratur) entfernt und zum überwiegenden Teil in die Altregistratur überführt werden. Hierbei gilt es auch, den weiteren Lebensweg der einzelnen Akte / des einzelnen Vorgangs vorzugeben (Vernichtung, Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen oder Festlegung solcher Fristen gemäß den Bedürfnissen der Organisation / des Unternehmens, Vorgaben zur Archivwürdigkeit usw.). Unsicherheiten sind keine Schande; in solchen Fällen sollte „Nachbewertung erforderlich“ vermerkt werden. Sind für die Aktenabgaben an die Altregistratur Vorgaben im o. g. Sinne in der Registraturdatenbank hinterlegt, ist die weitere Behandlung solcher Akten / Vorgänge jeweils klar.

Archiv: Sind die Fristen für den Verbleib von Akten / Vorgängen in der Altregistratur abgelaufen, ist es immer sinnvoll, jene Akten etc. in das Archiv zu überführen, denen bleibender oder historischer Wert zukommt. Solche Akten / Vorgänge zu ermitteln, ist – zugegebenermaßen – nicht immer einfach. Wenn jedoch die oben skizzierten Grundsätze und Verfahren im bisherigen Lebenslauf der Einzelakte beachtet und eingehalten wurden, sind schon wesentliche Voraussetzungen für die Bewertung geschaffen. Auch das Archiv muss einen Mehrwert für das Tagesgeschäft einer Organisation / eines Unternehmens erbringen, und so muss auch dafür etwas getan werden, denn ein Keller voller Akten ist noch kein Archiv (mehr hierzu unter Archiv). Die Archivdatenbank muss für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugänglich gemacht werden.

Ablage (Registratur) und Altregistratur: In allen Lebensstadien einer Akte / eines Vorgangs ist es möglich, formale und inhaltliche Beschreibungen zu generieren und fortzuschreiben. Diese werden in der Registraturdatenbank gesammelt, die allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugänglich ist. Im Lebenszyklus einer Akte wechselnde Standorte (Registratur, Altregistratur, Vernichtung, Archiv) sind einzupflegen, denn nur so bleiben Zugriffsweg und Zugriffsdauer auf vertretbarem Niveau. Das muss selbstverständlich auch für elektronische Akten und für die sog. Hybridakten gelten; Ihr Informationsgehalt ist nicht minder relevant. Für Mikrofilme, Fotos, Bauzeichnungen und ähnliches Sammlungsgut etc. müssen gleichartige Verfahren entwickelt, implementiert und eingehalten werden, denn auch dies sind wichtige Informationsträger.

Fachliteratur: Wo Fachliteratur (Bücher und Zeitschriften) gelesen und ausgewertet wird, sollte für relevante Beiträge ein Abstract erstellt und verfügbar gemacht werden. Es nutzt nämlich (fast) nichts, dass nur eine Mitarbeiterin / ein Mitarbeiter die entsprechenden Informationen hat. Ist er oder sie nicht im Hause oder geht von Bord, hat man das Nachsehen. Hier muss es in ganz besonderem Maße um die Entpersonalisierung von Wissen gehen, denn Fachliteratur ist ungemein teuer und sollte darum in einer Literaturdatenbank referiert werden. Hier lassen sich Abstracts problemlos einbinden bzw. referieren.

Alle genannten und weitere (ungenannte) Quellen können bei entsprechender Aufbereitung auch wichtige Bausteine für das Data Warehouse einer Organisation / eines Unternehmens sein.

Aber noch einmal: In diesen und allen weiteren Fällen müssen Informationen und Wissen so aufbereitet werden, dass ein Mehrwert für die tägliche Arbeit entsteht – dauerhaft und medienunabhängig. Das ist das Mindeste, was Sie bei der Etablierung von Wissensmanagement in Ihrer Organisation / in Ihrem Unternehmen fordern sollten.

Wie sind Ihre Quellen organisiert?