Ablage (Registratur) und Altregistratur

Ausgangssituation

Die Organisation der Ablage (auch Registratur oder lebende Registratur genannt) ist kein sonderlich beliebtes Thema. Mancher träumt noch vom papierlosen Büro; ihm gilt die Registratur wenig. Da türmen sich Vorgänge in Mappen auf dem Schreibtisch und in Schränken. Bloß keine Akten anlegen – das wäre ja rückständig. Solche Kandidaten verbringen viel Zeit mit der Suche nach Papieren, deren Existenz zwar erinnert wird, nicht jedoch der Ablageort. Man spricht heute etwas bescheidener vom papierarmen Büro, einer durchaus realistischen Vision, aber auch dort entstehen Vorgänge und Akten, deren Ablage gut und effizient organisiert sein will.

Negative Erfahrungen mit der Verlässlichkeit der Registratur provozieren Einzellösungen. Bei Nutzung sog. Bereichsregistraturen läuft das Tagesgeschäft meist ganz gut. Das trifft häufig auch für einzelne Mitarbeiter/innen, die sich nur um die Ablage im eigenen Büro kümmern und mit ihrer Arbeitsplatzregistratur gut zurande kommen, bzw. für die Registratur für den Aufgabenbereich einer Sachbearbeiterin / eines Sachbearbeiters (Sachbearbeiterablage), zu. Im Falle einer Vertretung oder Fremdnutzung mag das schon nicht mehr der Fall sein, weil die Ordnung einer solchen Ablage immer eine individuelle sein wird. Auf diese Weise entstehen Inseln im Betrieb / in der Organisation; für das Ganze geht die Übersicht verloren. Die Individuallösungen führen zwangsläufig immer auch zu Mehrfachablagen (Redundanzen), womit eine gewaltige Platzverschwendung einher geht.

Haben Sie das gewusst?

Bei den inzwischen weit verbreiteten elektronischen Akten liegen die Dinge kaum anders; doch man kann diese „Akten“ nicht sehen. Wo Papierakten (physische Akten) und elektronische Akten zu einem Thema parallel geführt werden (sog. Hybridakten), sieht es auch nicht besser aus. Hier scheint es schier unmöglich, die in beiden Ablageformen vorliegenden Informationen zu einem Thema dauerhaft und haltbar zu verknüpfen. Doch genau das ist erforderlich, um die Gesamtheit der Dokumente zu einem bestimmten Thema in den Blick nehmen zu können. Da derartige Verknüpfungen nur selten vorgenommen werden, muss man sowohl in der Registratur als auch in der elektronischen Ablage lange nach einschlägigen Vorgängen suchen.

Können und wollen Sie sich das weiterhin leisten?

Finden ohne zu suchen – eine effiziente Registratur erleichtert das Tagesgeschäft

Wenn eine Registratur nur noch schlecht funktioniert, hat dies immer mehrere Ursachen. Manchmal stammt die Ordnung des ganzen Systems noch aus jenen Zeiten, als Anbieter einschlägiger Organisationsmittel über Land zogen. Da wurden gerne Komplettlösungen en gros verkauft, ohne darauf hinzuweisen, dass solche Systeme auch gepflegt werden müssen, um langfristig zu funktionieren und nutzbar zu bleiben.

Erschlagen wird man oft von völlig überfüllten Registraturen. Warum wird nicht mehr Benötigtes nicht regelmäßig ausgesondert? Aussondern kann wegwerfen, Überführung in die Altregistratur für die Dauer der geltenden Aufbewahrungsfristen (s. dazu „Altregistratur“ weiter unten) oder Klassifizierung als historisch oder aus anderen Gründen wertvoll (archivwürdig) bedeuten. Wo es keine Aktenabflüsse gibt, wird der Platz irgendwann knapp. Wir haben es also nicht nur mit systemimmanenten Fehlern, sondern auch mit hausgemachten Unterlassungssünden zu tun.

Die Effizienz einer Registratur steht immer in direktem Zusammenhang mit der Registraturart und mit der Registraturform. Die Registratur muss den Bedürfnissen des Geschäftsbetriebs gemäß eingerichtet und organisiert werden. Welche Lösung zu Ihnen passt, ist stets anhand der konkreten Gegebenheiten (Strukturen, Arbeitsweisen, Raum- und Kapazitätsverhältnisse etc.) und aufgrund Ihrer Anforderungen an die Registratur zu ermitteln; nur bei gleichartigen Betrieben etc. mit vergleichbaren bzw. identischen Aufgaben kann typweise vorgegangen werden. Da Organisationen / Betriebe aber dynamische Einheiten sind, muss die Registratur dem immer wieder – besser kontinuierlich – Rechnung tragen, und zwar auch hinsichtlich der elektronischen Akten und Hybridakten. (Fast) jede Registratur ist also eine Individuallösung. Verallgemeinern lassen sich nur einige Grundbegriffe, etwa Registraturart (zentrale Registratur, dezentrale Registraturen oder Arbeitsplatzregistraturen / Sachbearbeiterablagen) und Registraturformen (bibliothekarische Registratur, vertikale Hängeregistratur, liegende Ablage, Kassettenregistratur usw.). Häufig ist es notwendig, mehrere Registraturarten und Registraturformen parallel einzusetzen, denn so können die Einzelanforderungen individuell bedient werden. Hier eine Kurzübersicht zu Registraturformen.

Es ist unerlässlich für die Effizienz einer Organisation / eines Betriebes, die Einzelteile (einschl. etwaiger Bereichs- und Arbeitsplatzregistraturen bzw. Sachbearbeiterablagen) gut aufzubereiten und zu einem Ganzen zusammenzufügen. Wenn für die Beschreibung der Akten lediglich Aktenzeichen und Aktentitel (etwa gemäß Aktenplan) bzw. Dateinamen (die ja frei wählbar sind) zur Verfügung stehen, bleibt die Registratur quasi stumm, denn eine solche rein formale (und im virtuellen Bereich häufig nicht nachvollziehbare) Beschreibung erbringt keinen Mehrwert für das Tagesgeschäft. Für virtuelle Akten ist die sehr beliebte Volltextsuche in allen Datenbeständen nur eine Scheinlösung, denn manches System hängt sich bei der Suche auf oder stürzt gar ab.

Wer seine Akten (physische und virtuelle) in geeigneter Weise (Datenbank) zumindest grob beschreibt und dies über die gesamte Phase ihrer aktiven Nutzung fortsetzt, ist auf dem richtigen Weg. Diese Informationen sollten allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einer Organisation / eines Unternehmens zugänglich sein, weil sie das Alltagsgeschäft sehr erleichtern. Auf diese Weise lassen sich auch physische und virtuelle Mehrfachablagen (Redundanzen) identifizieren und abstellen. Die Registraturdatenbank eignet sich hervorragend als Baustein des betriebseigenen Wissensmanagements und kann auch in ein Data Warehouse einbezogen werden.

Für die Strukturierung der Registratur (Ablage) kann der gute alte Aktenplan von großem Nutzen sein. Nicht von ungefähr erfreut er sich wieder zunehmender Beliebtheit. Es ist prüfenswert, ob, wo und in welcher „Dosierung“ dieses bewährte Organisationsmittel einen Nutzen für Sie erbringen kann. Es wird aber nur ausnahmsweise möglich sein, einen Aktenplan für die gesamte Organisation / das gesamte Unternehmen einzuführen (sog. Einheitsaktenplan). Meist sind Teilaktenpläne die bessere Lösung, weil sich die Registratur in kleineren Einheiten effizienter organisieren lässt. Die Einzelteile lassen sich verzahnen, doch auch hier kommt es auf die konkreten Gegebenheiten und auf Ihre Anforderungen an.

Zum Schluss

Bei aller Komplexität der Materie ist Registraturorganisation keine Hexerei. Für alle genannten und weitere Probleme gibt es gute und dauerhaft funktionierende Lösungen. Es ist aber nicht möglich, diese vom „grünen Tisch“ aus zu identifizieren oder gar zu lösen.

Organisieren Sie Ihre Schriftgutablage so, dass aus dem Suchen ohne zu finden ein Finden ohne zu suchen wird!

Ich stehe Ihnen als kompetenter und zuverlässiger Partner gerne zur Verfügung und bringe mehr als 15 Jahre praktischer Berufserfahrung mit.

Mögliche Schritte und Maßnahmen (Leistungen in Auswahl):

  • Analyse Istzustand (was wird wie von wem wo abgelegt?)
  • Analyse Zugriffswege, -zeiten und -frequenzen (Registraturhilfsmittel, Aktenplan, Aktenverzeichnisse etc.)
  • Analyse der Strukturen (Rolle von Akten im Tagesgeschäft etc.)
  • Informationsbedarfsanalysen (Anforderungen an die Registratur, Optimierungspotenziale etc.)
  • Aufbau von Registraturen (Komplettlösungen)
  • Revision bestehender Strukturen (Praxistauglichkeit vorhandener Systeme etc.)
  • Austarierung von Aktenzu- und -abflüssen (Weglegung, Bandreihenprinzip, Fristenvorgabe etc.)
  • Alternative Ablageformen (elektronische Akten, Hybridakten, Einbindung, Vernetzung etc.)
  • Registraturen im Kontext der Informations- und Wissensbasen (Standards, Verfahren, Strukturen, Retrieval etc.)
  • Konzeption, Implementierung und Pflege von Registraturdatenbanken
  • Registraturdatenbanken als Komponenten Datenbanken des Wissensmanagements
  • Registraturdatenbanken als Komponenten des Data Warehouse
  • Erstellung von Aktenplänen (Einheitsaktenplan, Teilaktenpläne etc.)
  • Auswahl geeigneter Registraturarten
  • Auswahl geeigneter Registraturformen
  • Auswahl geeigneter Registratursysteme / Schriftgutbehälter (Ordner, Hefter, Mappen; anbieter-, system- und produktunabhängig)
  • Auswahl geeigneter Softwareprodukte (anbieter- und produktunabhängig)
  • Fachliche Beratung, Anleitung und Schulung Ihrer Mitarbeiter/innen (Training on the Job, Einzel- und Gruppenschulungen etc.)
  • Umsetzungs- und Qualitätskontrolle / Qualitätsmanagement in der Registratur
  • Registraturpflege (Erbringung turnusgemäßer Leistungen etc.)

 

Altregistratur

Wo alte Akten schub- oder jahrgangsweise einfach nur in den Keller verbracht werden, entsteht ein hausgemachtes, mit den Jahren immer größer werdendes Problem. Mehr und mehr geht der Überblick verloren, und meist fühlt sich keiner mehr zuständig für den „alten Kram“. Die Altregistratur ist aber kein Aktenfriedhof und auch nicht der Puffer für die laufende Ablage (lebende Registratur). Die Einlagerung von Altakten beim externen Dienstleister zeugt i. d. R. von einem Missverhältnis zwischen Aktenzu- und -abflüssen.

Vielleicht machen Sie die Erfahrung, dass Ihre IT-Leute dauernd Geld für neue Server und Festplatten verlangen. Das kann ein Indiz dafür sein, dass auch in diesem Bereich etwas zu tun ist. Zwar ist das Virtuelle per se nicht sicht- und greifbar, doch da Vorgänge und Abläufe nun einmal zunehmend in dieser Weise abgewickelt und dokumentiert werden, wird es auch hier mit einiger Wahrscheinlichkeit immer schwieriger werden, die Übersicht zu behalten.

Wenn Altakten und alte Datenbestände vergessen oder, schlimmer noch, von Zeit zu Zeit – etwa bei dringendem Platzbedarf – unbesehen weggeworfen oder gelöscht werden, wird es brenzlig, denn in etlichen Fällen schreibt der Gesetzgeber verbindliche Aufbewahrungsfristen vor. Auch die Aufbewahrung selbst unterliegt gesetzlichen Bestimmungen. Dort, wo es um den Schutz personenbezogener Daten geht, sind die Anforderungen besonders hoch. Der Gesetzgeber belässt die Verantwortung (und Haftung) für den Datenschutz – von „A“ wie Anlegen bis „Z“ wie Zerstörung – beim Eigentümer der Akten und Dateien, und zwar unabhängig davon, ob er mit Lagerung (Speicherung) oder / und Vernichtung (Löschung) einen externen Dienstleister beauftragt. Gerade in diesem Zusammenhang wird immer wieder vergessen, dass die Altregistratur ebenso wichtig ist wie die laufende Ablage.

Ausuferndes Sammeln und Speichern erzeugen Probleme – je länger man das fortsetzt, desto größer werden sie. Kritisch ist die Situation dann zu nennen, wenn es nur noch mit großem Aufwand möglich ist, virtuelle und physische Altbestände nach dringend benötigten Informationen oder längst generiertem Wissen zu durchsuchen.

Die Einhaltung und Überwachung von Fristen und die bedarfsweise Nachbewertung von abgeschlossenen Akten und alten Datenbeständen wird nur dort möglich sein, wo dieser Fundus in geordneten Verfahren „bewirtschaftet“ wird. Wer aber nicht weiß, welche Informationen etc. in den Altbeständen schlummern, kann nicht agieren, sondern gerät in die Situation, in Ad-hoc-Aktionen Schaden anzurichten.

Warten Sie nicht, bis nichts mehr geht!

Steuern Sie um und beziehen Sie die Altbestände ohne großen Aufwand effizient in die Erledigung des Tagesgeschäfts (wieder) ein!

Effiziente Organisation der Altregistratur bedeutet

  • Anwendung geordneter Verfahren für die Überführung (ab)geschlossener Akten in die Altregistratur
  • Festlegung von Vorgaben zum weiteren Schicksal der Einzelakte (Fristenverwaltung etc.)
  • Zu- und Abflüsse halten sich die Waage
  • Relevante Informationen sind (und bleiben) sichtbar und nutzbar.

Hierbei leistet ein geeignetes Softwareprodukt – die schon weiter o. g. Registraturdatenbank – gute Dienste, und zwar umso nachhaltiger, wenn man eine solche Datenbank in das betriebseigene Wissensmanagement oder gar in das Data Warehouse einbezieht.

Größere, bislang im v. g. Sinne nicht organisierte Altakten- und -datenbestände erfordern eine Nachbewertung (ohne eine Reduzierung der vorhandenen Mengen gibt es keinen Platz für künftige Übernahmen!).

Die Bewertung von Altbeständen ist keine einfache Sache, denn abgesehen von den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gibt es weitere Kriterien, die eine Lagerung bzw. Speicherung von Altbeständen rechtfertigen oder gar erforderlich machen können. Es gibt aber auch Altbestände, deren Wert man beim Aussondern noch nicht abschließend beurteilen kann, zumal eine Bewertung, die heute gilt, sich schon morgen durch veränderte Rahmenbedingungen oder durch das Hinzutreten von Fakten etc. ändern kann. Und dann gibt es Altakten und -daten, deren Vernichtung oder Löschung nach Ablauf einer bestimmten Frist das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zwingend vorschreibt.

Haben Sie das gewusst?

Es ist immer auch überlegenswert, jenen Fundus, der unabhängig von Fristen oder nach deren Ablauf verfügbar sein soll, zum Kernbestand eines eigenen Archivs zu machen. So würde Schritt für Schritt aussagefähiges Material zur eigenen Geschichte zusammengetragen und ein Beitrag zur Organisations-, Betriebs- bzw. Unternehmenskultur geleistet.

Altbestände sind wertvolles Kapital, das gute Zinsen abwerfen kann!

Aktivieren Sie Ihr Kapital – ich unterstütze Sie und stelle Ihnen meine langjährigen Erfahrungen zur Verfügung; kompetent und zu reellen Preisen.

Es ist an der Zeit, die Dinge in Ordnung zu bringen!

Hier eine Alternative für Kurzentschlossene mit entsprechender Haftpflichtsumme.